Konkurransepreget dialog : en casestudie på muligheter og effektivisering

Abstract

I lys av utfordringer knyttet til store kontrakter og høye tilbudspriser i norske offentlige anskaffelser er det nødvendig å studere anskaffelsesmetoder og gjennomføringsmodeller som er aktuelle for fremtiden. Statens vegvesen ønsker å utforske kontrakts- og samarbeidsformer som kan håndtere disse vanskelighetene. Erfaringer fra anskaffelsesprosedyren konkurransepreget dialog og hvilke muligheter som ligger i denne anskaffelsesprosedyren er hovedtema for denne masteroppgaven. Masteroppgaven er en del av et forskningsprosjekt i regi av Statens vegvesen. Masteroppgaven søker å besvare problemstillingen «Hvilke muligheter finnes i konkurransepreget dialog og hvordan kan konkurransepreget dialog som anskaffelsesprosedyre brukes på en effektiv måte?». Metoden benyttet er et kvalitativt casestudium av tre caseprosjekter med konkurransepreget dialog i Statens vegvesen sin portefølje. Det er utført semistrukturerte dybdeintervjuer med nøkkelpersoner fra oppdragsgiver- og leverandørsiden av anskaffelsen. Prosjektene som er studert, er Drift av riksvegferjesamband Hjelmeland – Nesvik – Skipavik, E16 Fagernes – Øylo og E16 Åsbygda - Olum. I oppgaven er de identifiserte mulighetene i konkurransepreget dialog følgende: dialog med leverandørene, utvikling og vekting av tildelingskriterier, åpne tildelingskriterier, intervallvekting av tildelingskriterier samt fleksibilitet i dialogens varighet. De identifiserte tiltakene for å effektivisere konkurransepreget dialog er: tydelig behovsbeskrivelse, detaljert fremdriftsplan, effektive dialogmøter og samhandlingskompetanse, konsistent deltagelse i dialogmøtene, gode kommunikasjons- og dokumentasjonssystemer og sikring av rettferdig evaluering. Med bakgrunn i resultatene i denne studien konkluderes det med at det finnes flere muligheter og effektiviseringstiltak for oppdragsgiver som kan bidra til bedre utnyttelse av anskaffelsesprosedyren konkurransepreget i offentlige anskaffelser.

There are several challenges related to large contracts and high tender offers in Norwegian public procurement. As a result, it is found necessary to study procurement methods and implementation models concerning future procedures. Thus, the main subjects for this thesis are experiences from the public procurement procedure concerning competitive dialogue, as well as the degree of freedom of this procedure. The Master Thesis is a part of a research project by The Norwegian Public Roads Administration (NPRA). The purpose of this study is to map the experiences of using competitive dialog in the Norwegian Public Roads Authority and explore the freedom it provides to the contracting parties. The study addresses the following research question: “Which opportunities can be found in competitive dialogue and how can competitive dialogue as means of public procurement be done efficiently?”. This question is answered by interviewing Project Managers of three case projects administered by the NPRA concerning competitive dialogue. The projects in question are Drift av riksvegferjesamband Hjelmeland – Nesvik – Skipavik, E16 Fagernes – Øylo og E16 Åsbygda – Olum. The research method used in this study is case study qualitative research. Data are collected using deep interviews from experienced experts at selected case projects. The study identified the following as freedom available in using competitive dialogue: Dialogue with the contractors, development and scoring rules, open award-winning criteria, interval scoring rules of award-winning criteria and flexibility in the duration of the dialogue. The identified measures to make competitive dialogue efficient is found to be as following: Clear explanation of needs, detailed progress plans, effective dialogues and cooperation, consistent involvement in dialogue meetings, good communication and documentation and securement of a fair evaluation. The thesis concludes that there are several opportunities and measures for efficiency for the client to ensure a better exploitation of competitive dialogue in Norwegian public procurements.