Håndteringen av interessenter og viktigheten av interessentanalyser i vann- og avløpsprosjekter

Abstract

Et grundig forarbeid er fundamentalt for at et prosjekt blir vellykket. Å avsette tilstrekkelig med ressurser i dette stadiet vil gi gevinster i det lange løp. Studier viser at ved de tidlige fasene av prosjekter er påvirkningsmulighetene størst, men kunnskapsgrunnlaget minst, og er muligens den mest kritiske fasen av prosjekter. Allikevel er denne delen av prosjektmodellene ofte de minst formaliserte, og det finnes minimalt med systematikk for utførelsen i prosessene som inngår her. Utbedringer innen vann og avløp (VA) behøves både på et nasjonalt og globalt nivå, hvor det blant annet inngår i FNs bærekraftmål at alle skal ha tilstrekkelig med rent vann og tilfredsstillende sanitære forhold. Prosjekter innen VA er svært sensitive ovenfor innflytelse og endringer fra interessenter og omgivelser. Uten en god modell og et godt system for håndtering av interessenter, kan det bli problematisk å opprettholde et planlagt arbeid. I denne delen av prosjekter, og utover i prosjektforløpet, vil utforming av gode metoder for inkludering, oppfølging og informasjonsdeling med ulike aktører, bidra til å optimalisere beslutningsgrunnlaget. Det er viktig at alle relevante fagområder og sektorer i samfunnet deltar i prosessene, og at det skapes rom for diskusjon og samarbeid tidlig. Grundige interessentanalyser vil fremme disse punktene, og er ett av mange analyser som blir foretatt i de tidlige fasene.

Studien fokuserer på hvordan VA-prosjekter kan bli bedre i sin forståelse av interessenter, håndteringen av disse og hvilken informasjon som trengs for å optimalisere beslutningsgrunnlaget. Denne kvalitative studien er basert på intervjuer med 13 ulike VA-etater (kommuner) i landet. Kommuner har det overordnede ansvaret for prosjekter og har en kritisk rolle innen velferdstjenester. Det vil dermed være interessant å få et innblikk i hvordan kommuner forholder seg til og håndterer interessentene sine. Videre belyser studien hvordan interessentanalyser gjennomføres i kommuner og hvilke utfordringer som oppstår.

Denne studien fremlegger at kostnadsoverskridelser, forsinkelser og feil konseptvalg er en utfordring for dagens prosjekter innen VA, og mye skyldes håndteringen av interessenter. Funnene viser at de største kommunene, med tanke på innbyggere (ofte ressurssterke kommuner), foretar en relativ grundig og regelmessig analyse av interessentene, på et overordnet nivå. Disse resultatene benyttes så inn i hvert enkelt prosjekt. Resterende kommuner, og særlig mindre kommuner, foretar ingen systematiske analyser og gjennomgang av interessenter, mye baseres på lokal kjennskap og erfaringer. Ulike aktører, særlig andre infrastruktureiere som deler plassen under bakken med VA (for eksempel el-, tele- og fiberaktører) og beslutningsmyndige interessenter (blant annet statlige utbyggere og antivikarer), kan bli utelukket gjennom prosjektets tidligere faser. Disse vil komme med innspill, ønsker og krav senere i prosjektforløpet, noe som må betraktes og forsøkes å bli ivaretatt. Dette resulterer i endringer, kostnadsoverskridelser og forsinkelser. Videre vil mangelen på tidlig kjennskap til andre parallelle og fremtidige prosjektarbeid, føre til at den samme gaten blir utsatt for flere separate anleggsarbeid. Dette øker igjen de totale kostnadene, miljøbelastningen, de lokale forstyrrelsene og forverrer veikvaliteten.

All informasjon fanges ikke opp av en interessentanalyse, og i tillegg vil interessenter og omgivelser være i stadig endring. Dermed vil en strategi på hvordan prosjektet skal forholde seg til interessenter bli essensiell. Å utvikle gode systemer for koordinering med ulike aktører vil være avgjørende for et langsiktig og bærekraftig prosjektarbeid. God inkludering og oppfølgning bidrar til optimale konseptvalg, hensiktsmessige metoder og gode beslutninger.

A thorough work in the early phases of a project is fundamental to obtain results with high quality. Studies shows that the early phases of projects are often poorly formalized, with a low systematic approach of the processes. Furthermore, these phases are characterized by a high level of capacity, but a low level of knowledge. Nevertheless, a high level of information is crucial for the good outcome of the projects. Water and sewage are not only a national, but a global concern. Indeed, maintaining clean water and good sanitation systems is stated in the sustainable goals in the UN. Water and sewage projects can be influenced by stakeholders and the environment. With a deficiency in the stakeholder management, it can be challenging to have a proper project development. Cooperation, discussion and participation of all relevant stakeholders should be implemented to allow an optimal project development. Moreover, designing good methods for inclusion, communication and information-sharing between stakeholders will optimize the decision-making process. These are covered by a stakeholder analysis, which is a common assessment used in the early phases.

This study focuses on how water and sewage projects can be improved by focusing on the understanding of stakeholders and their management, as well as which information is needed in the early stages to optimize the project development. This qualitative study was conducted among 13 municipalities in Norway using videocall-based interviews. Municipalities have an important role in welfare services and have the overall responsibility for projects and own the outcome of the project. Participants answered questions on how their municipality carried out the stakeholder analysis, and what challenges where met throughout the project.

This study shows that water and sewage projects nowadays often exceed the budget, are delayed and are built on unproper decision-making. Many of these challenges begins already in the early phases of the project, among others during the stakeholder analysis. In addition, this study shows that the larger the municipality is, based on the number of residents, the more thorough the stakeholder analysis is. Some of the biggest municipalities do this at an administrative level. These thorough analyses are afterwards used in each project conducted by the municipality. The other municipalities, especially the smaller ones, do not systematically review and analyze the stakeholders. There are two types of stakeholders that are often excluded from the early phases of a project; stakeholders that have technical infrastructure underground alongside water and sewage pipelines (cables for electricity and telecommunication among others) and stakeholders with authority over the project (governmental agencies). This might lead to various problems through the project development. Excluded stakeholders might have demands that needs to be considered later, leading to changes and updates in the project design, which might delay the project. Moreover, there might be a lack of communication between the different stakeholders carrying a project in the same street. These can result in separate construction work in the same street, which gives higher costs, higher environmental impact and more local disturbances.

All the crucial aspects in the early phases of a project is not covered by a stakeholder analysis, since stakeholder and the surroundings are in constant change. Thus, a strategy on how to knot the stakeholders together is of big interest. Developing good coordination systems can lead to a longterm sustainable project work, where right concepts and methods are chosen, and optimal decisionmaking is found.