En studie i utprøving av prestasjonsinnkjøp på to byggeprosjekter i Oslo

Abstract

Prestasjonsinnkjøp er en innovativ metode for anskaffelse og prosjektstyring. Den har til hensikt å bedre prosjektgjennomføringen ved å fokusere på minimering av risikoer og økt åpenhet mellom de involverte partene. Dette gjøres ved at oppdragsgiveren i minst mulig grad definerer hvordan prosjektet skal gjennomføres, men heller lar leverandøren være i førersetet. Anskaffelsesmetoden skal hjelpe oppdragsgivere med å velge den beste tilgjengelige leverandøren ut fra vektede tildelingskriterier der kvalitet er viktigere enn pris. Denne masteroppgaven er skrevet i samarbeid med Omsorgsbygg Oslo KF. Formålet har vært å se på hvordan prestasjonsinnkjøp ble tatt i bruk på to av deres byggeprosjekter, og i hvilken grad det har vært vellykket. Munkerud barnehage er det første offentlige byggeprosjektet i Norge som ble anskaffet ved hjelp av metoden. Anskaffelsen av Vollebekk barnehage fulgte rett etter. Det er et stort behov for å dokumentere utprøvingen av prestasjonsinnkjøp for dermed å øke kunnskapsbasen i Norge. Gjennom en dokumentstudie, en observasjonsstudie, uformelle spørreundersøkelser og fokuserte intervjuer, har store deler av Omsorgsbygg sine prosesser blitt kartlagt. Videre har det blitt benyttet en evalueringsmodell for å se om prosjektene foreløpig har hatt de ønskede effektene. Grunnleggeren av prestasjonsinnkjøp, Dean Kashiwagi, mener prestasjonsinnkjøpsmetodikken i sin helhet bør følges så langt det er mulig. Selv om Omsorgsbygg fulgte anbefalingene i stor utstrekning, kan det konkluderes med at de la opp anskaffelsene som hybrider av prestasjonsinnkjøp. Videre ble det observert at det kan være krevende for en leverandør å være den tiltenkte eksperten når oppdragsgiveren sitter på mest prosjektspesifikk informasjon. Det var også utfordrende for oppdragsgiveren å overlate denne kontrollen til leverandøren. De involverte personene ga like fullt indikasjoner på at de hadde tiltro til metodikken, og spesielt omfangslisten. Omfangslisten er et omforent dokument der det er definert hvilken part som bærer planlagte og uforutsette kostnader. Foreløpig kan det oppsummeres med at prestasjonsinnkjøp har ført til en lengre og dyrere anskaffelsesprosess for Omsorgsbygg på grunn av opplæring i metodikken. Samtidig har metoden bidratt til større tillit mellom partene gjennom konkretiseringsfasen der den valgte leverandøren utdypet tilbudet sitt før kontrakt ble signert.

The Best Value Approach is an innovative method for procurement and project management. It intends to improve project performance by mitigating risks and increasing the transparency between the parties involved. This is done by a client defining as little as possible on how the project should be carried out, but rather, lets the vendor be in charge. The procurement method helps clients choose the best available vendor based on weighted criterias where quality is more important than price. This master thesis has been written in collaboration with Omsorgsbygg Oslo KF. The thesis aims to look at how Best Value Approach have been put to use on two of their construction projects and to what extent it has been successful. Munkerud kindergarten is the first public building project in Norway that procured using the method. The procurement of Vollebekk kindergarten followed right after. There is a great need to document the implementation of Best Value Approach and increase the knowledge base on the method in Norway. Through document analysis, an observational study, informal surveys and focused interviews, large parts of Omsorgsbygg’s processes have been documented. Furthermore, an evaluation model has been used to see whether the projects have had the desired effects. The founder of the method, Dean Kashiwagi, suggests that the approach is followed according to his theory to the greatest extent possible. Although Omsorgsbygg followed the recommendations to a large extent, it can be concluded that they set up the procurements as hybrids of the Best Value Approach. It was also observed that it may be challenging for vendors to be the intended expert when the client has the most project-specific knowledge. It was also demanding for Omsorgsbygg to leave this responsibility to the vendor. However, the people involved indicated that they believed in the method, and in particular the “in and out”- list. The “in and out”-list is a unified document where it is defined which part who carries planned and unforeseen costs. Currently, it can be summarized that the Best Value Approach has led to a longer and more expensive procurement process for Omsorgsbygg due to training in using the method. At the same time, the methodology has contributed to greater trust among the parties through a clarification phase in which the chosen vendor elaborated their offer before signing of the contract.