KPI'er i en Lean prosjekteringsprosess

Abstract

En av hovedutfordringene i dagens byggebransje er den stadig økende kompleksiteten, som medfører en økt informasjonsmengde. Dette er en generell utfordring i prosjekteringsfasen av et byggeprosjekt, og håndtering av denne utfordringen krever at den tradisjonelle arbeidsformen endres. Av den grunn har enkelte aktører begynt å implementere Lean i prosjekteringsfasen.

Lean kan defineres som en driftsstrategi for å øke flyteffektivitet. For å øke flyteffektivitet er det viktig å kontinuerlig forbedre prosesser, noe som krever at det aktuelle prosjektet vet hva som kan forbedres og effekten av tiltakene som blir iverksatt. Dette kan oppnås ved å måle såkalte Key Performance Indicators (KPI’er). Hensikten til denne masteroppgaven er derfor å finne ut hvilke KPI’er som kan utvikles for å sikre kontinuerlig forbedring av flyt i en Lean prosjekteringsprosess.

Forskningen er basert på en casestudie, med prosjektet Kunst- og Designhøgskolen i Bergen (KHiB) som undersøkelsesenhet. Ettersom det finnes lite informasjon om bruk av Lean i prosjekteringsfasen, har prosjektet KHiB utviklet en egen måte å gjennomføre detaljprosjekteringen, hvor Lean prosessplanlegging og Lean prosjektering kan anses å være pionerarbeid. Datainnsamling ble foretatt gjennom intervjuer med fem sentrale fagpersoner i prosjektet, som alle hadde svært god kjennskap til prosjekteringen. Datainnsamlingen ga grunnlaget for suksessfaktorene for flyt i prosjekteringen til KHiB. Basert på disse suksessfaktorene, gis det forslag til ti KPI’er som kan benyttes i en Lean prosjekteringsprosess for å sikre kontinuerlig forbedring av flyt. Disse er som følgende: 1. Antall arbeidspakker (leveranser) som fullføres og leveres innen en prosjekteringstakt 2. Antall beslutninger tatt på feil grunnlag 3. Antall revideringer etter frys av produkter i en felles BIM-modell 4. Antall uløste spørsmål i dialogmatrisen 5. Intensitetskurve - Antall spørsmål som stilles i dialogmatrisen og hvor fort disse løses 6. Antall godkjente funksjonsbeskrivelser utarbeidet til riktig tid 7. Antall korrekte funksjonsbeskrivelser som avdekkes under tabletesting 8. Antall systemer med utviklet testprosedyrer før utsending av kontrakt til entreprenørene 9. Antall poster som endres på grunn av feilprosjekteringer og misforståelser 10. Prosentandel prosjekteringsmateriale som leveres til de utførende til riktig tid

Fremtidig forskning og testing av KPI’ene er imidlertid nødvendig for å evaluere, justere og eventuelt utvikle KPI’ene, før de kan implementeres inn i virkelige byggeprosjekter. Dette vil bidra til å sikre KPI’enes validitet og relabilitet.

Ytterligere anbefalinger for å øke flyt er å standardisere prosesser i prosjekteringsfasen. KHiB prosjektet sin Product Creation Prosess Plan (PCP-plan) kan være det første skrittet på vei mot standardisering av en PCP-plan for et byggeprosjekt. Det anbefales også å benytte Integrated Project Delivery (IPD) som entrepriseform for å oppnå best mulig flyt i prosjekteringen.

One of the main challenges in the Norwegian construction industry is the ever-increasing complexity, which results in an increased amount of information. This is a general challenge in the design phase of a construction project. To deal with this challenge, some parties have started changing their traditional work form by implementing Lean in the design phase.

Lean can be defined as a strategy to increase flow efficiency. To increase flow efficiency, continuously improving processes is of great importance. Furthermore, this requires that the current project knows which improvements can be made as well as the effect of these actions. This can be achieved by measuring Key Performance Indicators (KPIs). The purpose of this thesis is therefore to develop KPIs that ensures continuous flow improvement in a Lean design process.

The research is based on a case study, with the project Bergen Academy of Art and Design (KHiB) as a research unit. Because of the lack of information about the use of lean in the design phase, the KHiB project has developed a new way of implementing detailed design, where lean process planning and Lean engineering can be considered pioneering. Data was conducted through interviews with five key professionals in the project, all of whom had very good knowledge of the detailed design. Data collection provided the basis of success factors for flow in the detail design of the project. Based on these success factors, the thesis provides ten KPI suggestions ensuring continuous flow improvement in a Lean design process: 1. Number of work packages (deliveries) completed and delivered within a takt time 2. Number of decisions made on the wrong basis 3. Number of revisions after products in a common BIM are frozen 4. Number of unresolved questions in the dialog matrix 5. Intensity Curve - Number of questions asked in the dialog matrix and how fast these are resolved 6. Number of approved functional descriptions prepared at the right time 7. Number of correct functional descriptions revealed during table testing 8. Number of systems with developed test procedures before sending contract to contractors 9. Number of change requests due to errors and misunderstandings 10. Percentage of project material delivered to the contractors at the right time

Future research and testing of the KPIs are necessary to evaluate, adjust and possibly develop the KPIs before implementing them into real construction projects. This will help to ensure the validity and reliability of the KPIs.

Further recommendations to increase flow are standardizing processes in the design phase. The KHiB project’s Product Creation Process Plan (PCP plan) can be the first step towards standardizing a PCP plan for a construction project. It is also recommended to use Integrated Project Delivery (IPD) as a contract form to achieve the best flow possible in the design phase.