Prosessforbedring av rapporteringsflyten i et private equity-selskap : en beskrivende og eksplorativ casestudie

Abstract

Verden endrer seg raskere i dag enn hva den noen gang har gjort tidligere. Det som fungerte bra i går, fungerer kanskje ikke i dag, og mye av det som fungerer i dag, fungerer kanskje ikke i morgen. For å lykkes i en verden i konstant endring, må organisasjoner være i stand til å kontinuerlig forbedre seg. På bakgrunn av denne trenden har det vært en voksende interesse for metoder til forbedring av virksomheters forretningsprosesser. Prosessforbedring omhandler kort sagt å jobbe smartere og mer effektivt for å frigjøre ressurser til organisasjonens verdiskapende arbeid.

Formålet med denne avhandlingen er å utføre en beskrivende og eksplorativ casestudie av et private equity-selskap. Hvor vi tar sikte på å utlede hvordan deres interne rapporteringsprosess kan forbedres. Studien baserer seg på analyse av kvantitative og kvalitative primær- og sekundærdata, innsamlet gjennom personlige intervju og dokumentstudie. Tilnærmingen til prosessforbedringen følger metoden og teknikker hentet fra Business Process Mangement. Avhandlingen består i en kartlegging av dagens månedlige rapporteringsprosess, samt identifisering av nåværende utfordringer. Ettersom flere av de identifiserte utfordringene er tilknyttet datakvalitet inkluderte vi dette tema inn i diskusjonen. Vi har derfor kartlagt prosessdeltakernes oppfatning av datakvaliteten for dataene benyttet i rapporteringsprosessen.

Resultatene våre viser at utfordringene i dagens månedsrapportering hos casebedriften primært er knyttet til datakvalitet og lang gjennomstrømningstid. Dette kommer også til utrykk i de ansattes oppfattelse av datakvaliteten. Prosessforbedring med mål om kort gjennomstrømningstid og høy kvalitet, er i utgangspunktet to dimensjoner som vanskelig å forene med hverandre. Ved hjelp av redesign heuristikker har vi allikevel kommet frem til et forslag til ny prosessflyt, med tilhørende tiltak, som vi mener vil kunne forbedre dagens rapporteringsprosess langs begge dimensjoner.

The world is changing at a faster pace than ever before. What worked well yesterday, may not do so today, and what works well today, may not do so tomorrow. To succeed in a world undergoing constant change, an organization must be capable of continuous improvement. This new world is breeding increasing interest in methods to improve business processes. Process improvement is about working smarter and more efficiently in order to free resources to focus on the organization´s value-creating efforts. The purpose of this dissertation is to conduct a descriptive and explorative case study of a private equity firm. We focus on how their internal reporting processes can be improved. The study is based on an analysis of quantitative and qualitative data from primary and secondary sources, collected through in-person interviews and document analysis. The approach to process improvement follows the method and techniques from the discipline of Business Process Management. The dissertation first describes the firm's current monthly reporting process and identifies some of its challenges. Because most of the identified challenges are caused by a lack of data quality, we have also mapped the process-participants perception of the data quality in the reporting process. Our results shows that the challenges experienced by the firm under study is primarily driven by a lack in data quality and long cycle time. These results are also substantiated by the employee testimonies regarding data quality. Process improvement with the aim of both shorter cycle times and higher quality is generally hard to achieve, because these two dimensions are often at odds. By redesigning some heuristics we have still been able to arrive at a proposal for a new process flow and accompanying actions. If implemented, we think the monthly reporting process of the firm under study could see improvements in both data quality and cycle time.