Interaksjon i digitale teammøter : erfaringer og anbefalinger

Abstract

Siden mars 2020 har bruken av nettmøter økt betraktelig på grunn av koronapandemien og kravet om å holde seg hjemme for å redusere smitte. I begynnelsen ble nettmøter sett på som en nødløsning, men etter hvert har det blitt tydelig at de medfører fordeler for både organisasjonen og deres ansatte i form av tid- og kostnadsbesparelser. På grunn av dette vil nettmøter bli brukt i større grad fremover som komplimenterende til fysiske møter. Det er derfor aktuelt å studere nettmøter nøyere og finne ut av hvordan de kan optimaliseres i fremtiden. Av den grunn har vi valgt følgende problemstilling: Hvordan foregår interaksjon i digitale teammøter og hvordan kan effektiv interaksjon fremmes? Problemstillingen besvares gjennom en kvalitativ flercasestudie hvor datainnsamlingen består av observasjon og intervjuer. Første del av studien er med på å belyse hvordan interaksjon i digitale teammøter kan foregå. Interaksjonen i nettmøtene til våre team påvirkes av både direkte og indirekte faktorer. Disse faktorene fører til at det oppleves mer utfordrende å ta ordet og å være tilstedeværende i møtet, hvilket fører til lavere interaksjon. Den andre delen av studien har derfor som hensikt å finne ut av hvordan effektiv interaksjon kan fremmes. Funnene våre viser at det er flere anbefalinger som bidrar til å fremme interaksjon. Før teamene benytter seg at nettmøter bør de utarbeide en samhandlingsplan, gjennomføre opplæring av teknologi og arrangere et innledende fysisk møte. Videre vil det være fordelaktig at teamene foretar forberedelser i forkant av møtene, samt tilrettelegger for eller bidrar til deltakelse underveis. Dersom nettmøter brukes over lenger tid bør teamene få oppdateringer om teknologien og møtes fysisk ved jevnlig mellomrom.

Since March 2020, the use of virtual meetings has increased significantly because of the Covid19 pandemic and the requirement to stay home to reduce contamination. In the beginning the meetings were considered a temporary solution, but it gradually became clear that they bring benefits for both organizations and their employees in terms of time- and cost savings. Due to this, virtual meetings will be used to a greater extent in the future as complementary to physical meetings. It is therefore relevant to study virtual meetings more closely and find out how they can be optimized in the future. For this reason, we have chosen the following problem statement: How does interaction take place in virtual team meetings and how can effective interaction be fostered? We will answer this through a qualitative multiple case study where the data collection consists of observation and interviews. The first part of our study highlights how interaction can take place in a virtual team meeting. The interaction in the virtual meetings for our teams are affected by both direct and indirect factors. These factors make it more challenging to speak and to be present in the meetings, which leads to less interaction. In the second part of our study, we therefore aim to find out how effective interaction can be fostered. Our findings show that there are several recommendations that help foster interaction. Before teams start using virtual meetings, they should make a plan for how the interaction will take place, get to know the technology and arrange an initial physical meeting. In addition to this, it will be beneficial for the teams to prepare before meetings, as well as facilitate or contribute to participation during the meeting. If virtual meetings are used during a long period of time, the teams should receive updates about the technology and arrange regular physical meetings.