Beslutningsprosesser på hjemmekontor : en casestudie av hvordan beslutningsprosesser ble påvirket av Covid-19 i SpareBank 1 Forsikring AS

Abstract

Den 12. Mars 2020 innførte regjeringen strenge restriksjoner for å hindre spredninger av Covid-19. Dette førte til at de fleste organisasjoner i norsk arbeidsliv ble nødt til å omstille seg raskt. De fleste organisasjoner måtte overføres til hjemmekontor. Ettersom dette er en unik situasjon ønsket vi å gå i dybden på hvordan pandemien har påvirket arbeidssituasjonen til ledere på hjemmekontor. Å ta beslutninger er sentralt i en leders arbeidshverdag. Derfor vil det være interessant å se om beslutningsprosessene har endret seg, når de får en større avstand til sine medarbeidere på hjemmekontor. Basert på dette kom vi frem til følgende problemstilling: Hvordan har beslutningsprosessene til ledere blitt påvirket av fjernarbeid grunnet Covid-19? For å besvare vår problemstilling har vi utarbeidet fem støttende forskningsspørsmål: 1) På hvilken måte har fjernarbeid endret beslutningsprosessene? 2) Hvordan påvirker bruken av digitale verktøy kommunikasjonen ved beslutningstaking? 3) Har beslutningskvaliteten blitt bedre eller dårligere? 4) Hvordan har fjernarbeid påvirket de ulike beslutningsnivåene i organisasjonen? 5) Mange beslutninger blir tatt etter konsultasjon i ledergrupper. På hvilken måte har slike ledermøter blitt endret etter Covid-19? Vi har basert vår studie på en kvalitativ metode, der vi har gjennomført 16 semistrukturerte intervju og 4 dybdeintervju hos anlyseobjektet – SpareBank 1 Forsikring AS. Ved hjelp av de 16 semistrukturerte intervjuene kunne vi skissere en generisk beslutningsprosess for SpareBank 1 Forsikring AS. I tillegg kunne vi vurdere påvirkningen av kategoriene beslutningskvalitet, enighet, effektivitet, involvering og vanskelighetsgraden av å ta beslutninger ved hjemmekontor. Dybdeintervjuene hjalp oss til å forstå hvilke faktorer som har påvirket beslutningsprosessene ved hjemmekontor. I tillegg skisserte vi 4 beslutningsprosesser som vi kunne sammenligne med den generiske beslutningsprosessen. Vi fant at beslutningsprosessene ikke har endret seg i overgangen til hjemmekontor. Likevel har følgende faktorer påvirket beslutningsprosessene: bruken av digitale samhandlingsverktøy, kommunikasjon, avstand, formaliserte prosesser, den sosiale dimensjonen og involvering. Disse faktorene har hatt ulik påvirkning på lederne på ulike beslutningsnivå.

The 12th of March 2020, the Government imposed strict restrictions to prevent the spread of Covid-19. As a result, most organizations in Norway had to adapt quickly to the situation. Most organizations had to be transferred to home offices. As this is a unique situation, we wanted to study how the pandemic has affected the work situation of managers at home offices. Making decisions is central to a manager's everyday work. Therefore, it is interesting to see if the decision-making processes have changed, when the managers experience a distance to their employees working from home. Based on this, we came up with the following research question: How have the decision-making processes of managers been affected by remote work due to Covid-19? To answer our research question, we have prepared five supportive research questions: 1) How has remote work changed decision-making processes? 2) How does the use of digital tools affect communication in decision-making? 3) Has decision quality improved or deteriorated? 4) How has remote work influenced the different decision levels in the organization? 5) Many decisions are made after consultation in management groups. How have such leadership meetings changed since Covid-19? We have based our study on a qualitative method, where we have conducted 16 semi-structured interviews and 4 in-depth interviews of the object of analysis – SpareBank 1 Forsikring AS. Using the 16 semi-structured interviews, we were able to outline a generic decision-making process for SpareBank 1 Forsikring AS. In addition, we were able to assess the impact on the categories of decision quality, consensus, efficiency, involvement and the difficulty of making decisions at home office. The in-depth interviews helped us understand what factors have influenced decision-making processes at home. In addition, we outlined 4 decision-making processes that we could compare with the generic decision-making process. We found that decision-making processes have not changed in the transition to home office. Nevertheless, the following factors have influenced decision-making processes: the use of digital interaction tools, communication, distance, formalized processes, the social dimension and involvement. These factors have had different influences on managers at different decision levels.