Integrert transport- og leveringslogistikksystem for bedriften Skarpnes AS

Abstract

Skarpnes AS er et selskap som har vært familieeid i fire generasjoner. Hovedfabrikken og logistikksentralen ligger i Grimstad. Skarpnes utgjør ca. 40 prosent av taksteinsmarkedet i Norge og har hatt positiv vekst i snart hundre år, og gått fra å være en regional leverandør til å bli en nasjonal aktør. For å være én av markedslederne så har de hatt høy fokus på service og kundetilfredshet, noe som har vært opphavet til spesifikke rutiner. Det vil si at en levering ikke nødvendigvis blir gjennomført slik som den originale ordren ble bestilt. Årsaken til dette er at leveringen som regel er til en byggeplass, som er unik for hver ordre, og at det kan være variabel progresjon på byggeplassene i henhold til kundens plan. Med denne løsningen så kan det ta 2 uker før tilbakemeldingene fra sjåførene blir mottatt og korrigert av fakturaansvarlig. Grunnen til dette er at sjåførene ikke får levert disse før de er tilbake hos administrasjonen ved fabrikken i Grimstad. Skarpnes egne sjåfører har et leveranseområde som strekker seg helt nord til Trøndelag. Ulempen ved denne papirløsningen er at kundebehandlingen blir forsinket ved potensielle avvik i leveringene, og for eksempel at ordre som har blitt fakturert grunnet tidspress har måttet endres i ettertid da tilbakemeldingene til slutt kom frem med avvik. Dette resulterer også i at betalingen til selskapet blir forsinket. Skarpnes har som rykte å være en veldig trygg og god arbeidsplass, som har ført til at mange har valgt å ha en lang karriere i selskapet. I visse områder av selskapet betyr det at noen tekniske rutiner har vært uforandret i lengre tid og at teknologiutnyttelsen har vært den samme. Ettersom teknologi- og telekommunikasjonsutviklingen har vært stor etter introduksjonen av internett, så har færre og færre arbeidsoppgaver blir gjort for hånd eller på papir, og valget for å gå for papirløse løsninger økes for hvert år. Den trenden vil også Skarpnes følge, som nå har bestemt seg for å modernisere og digitalisere kommunikasjonsflyten i logistikksystemet. Målet for masteroppgaven ble å utrede, og utvikle et mest mulig effektivt transport- og leveringslogistikk-system for Skarpnes AS som kan integreres og kommunisere med bedriftens eksisterende økonomisystem. Dette vil effektivisere prosessen og frigjøre verdifull arbeidskraft som kan da brukes i andre deler av selskapet. Metodikken som har blitt brukt var først praktisk- og teoretisk, forberedende arbeid i selskapet. Deretter innsamling av teori via litteratur i bokform og på internett. Det har også vært en kort vurdering av eksisterende løsninger hos enkelte Globale Logistikkfirmaer. Det har blitt foretatt spesifisering av systemet med hensyn på krav fra Skarpnes, utviklerfirmaet, produsenter av mobile enheter, økonomisystemet Visma Business og de menneskene som skal bruke systemet. Prosessen som har blitt brukt var først forberedende arbeid, spesifisering med Skarpnes og kommunikasjon med IT-selskapet Red Rock, praktisk arbeid og testing. Det ble også mulighet til å starte med implementering av systemet. Til slutt ble det rapporteringsarbeid. Gjennom testfasen ble det foretatt ca. 100 observasjoner hvor 10 % av leveringene hadde avvik. Det ble også kartlagt feil i programmering og satt lys på tekniske løsninger som måtte endres. Testfasen ble gjennomført i løpet av 7 uker. Det har blitt utført økonomiske kalkyler ut ifra erfaringer i arbeidet, samt ut ifra estimater. I tillegg har det blitt foretatt analyse av potensielle økonomiske fordeler med systemet. Resultatet ble et kommunikasjonssystem med et web-grensesnitt med toveis-kommunikasjon. Det ene kommunikasjonsleddet er direkte i kontakt med økonomisystemet Visma Business, hvor kommunikasjonen er toveis. Web-grensesnittet kommuniserer også i den andre retningen mot en mobilapplikasjon som sjåførene til Skarpnes bruker. Her får de sendt de vitale tilbakemeldingene med en gang leveringen er gjennomført. Mobilapplikasjonen kommuniserer via mobilnettet eller via Wi-Fi, hvor ordreinformasjonen først blir opplastet gjennom web-grensesnittet fra Visma Business. Deretter blir tilbakemeldinger sendt fra sjåføren via mobilapplikasjonen. Fakturaansvarlig som foretar korrigeringene, får tilbakemeldingene direkte i webgrensesnittet så fort sjåføren har godkjent dem. Det blir også automatisk satt en status på ordrene i økonomisystemet Visma Business, enten klar for fakturering eller at faktureringen må ventes med til den er korrigert. Sjåføren har også mulighet til å legge ved dokumentasjon, enten i form av bilder eller underskrift fra kunder på leveringsplassene, som blir lagret på web-servicen. Selve programmeringen ble foretatt av IT-selskapet Red Rock. Den teoretisk estimerte totalkostnaden for å utvikle og implementere systemet kom på 390 000 Kr, eller 39 000 Kr. per sjåfør, med dagens situasjon. Ved å innføre systemet så kan Skarpnes, ut ifra kalkylene i kapittel 11., potensielt eliminere et årlig rentetap på 173 077 Kr, eller unngå en kassakredittrente på 403 846 Kr hvis økonomisituasjonen var annerledes enn det den er i dag. Skarpnes vil også frigjøre 25 % av arbeidsmengden til fakturaansvarlig, eller spare 192 500 Kr. i lønnskostnader på årsbasis. Kostnaden på implementeringen av systemet vil være innspart etter ca. 13 måneder. Det anbefales å videreutvikle systemet i forhold til brukervennlighet, design, funksjonalitet og øke sikkerheten. I tillegg anbefales det å gjøre grundigere kalkyler og økonomiske analyser for å kartlegge potensialet, samt ha mulighet til å utnytte presise, målbare verdier til forbedringer. Videre arbeid blir å utvikle funksjoner som vil modernisere og effektivisere flere ledd knyttet til logistikksystemet, som kan integreres i det nye utviklede systemet. Blant annet leverings-kostnaden på sjåførene.

ABSTRACT Skarpnes AS is a company that has been family-owned for four generations. The main plant, included the logistics center, is located in Grimstad. Skarpnes represents approximately 40 percent of the concrete tile market in Norway with a positive growth for nearly one hundred years, and has gone from a regional supplier to a nationwide establishment. Being one of the market leaders, they’ve kept a strong focus on customer service and satisfaction, which has been the base for the current specific routines. This could result in a delivery not necessarily executed exactly like the original order. The reason for this is deliveries are usually made to construction sites, which are usually unique for each delivery. The work progression at each building site may vary as well, compared to the customer's original schedule. It could last up to two weeks before the feedback from the drivers is delivered to the Invoicing Manager, due to this method of delivery. The reason for this delay is caused by the driver’s inability to hand over the reports until they are back at the administration facility located in Grimstad. Skarpnes’ own drivers have a delivery area that reaches the northern part of Trøndelag. The disadvantage of this paper based solution is that the customer service is delayed due to potential deviations in deliveries and late feed-back to the invoicing department. For example - Deliveries invoiced due to time a constraint, before being able to receive feed-back from the driver, would later have to be changed due to deviations in real delivery compared to original order. This situation would also cause a payment delay to Skarpnes. Skarpnes's reputation of being a very good and safe workplace has led to long careers for several employees in the company. In certain areas of the company this has caused procedures being remained unchanged for a long time, and that utilization of new technology has also been delayed. As technology and telecommunications have developed rapidly since the introduction of the internet, fewer and fewer tasks are in general done by hand or via paper based solutions, and the incentive to chose paperless solutions has increased every year. Skarpnes also wants to follow this trend and has now decided to modernize and digitize the communication flow in the logistics system. The goal for the thesis was to study and develop the most efficient transport and delivery logistics system for Skarpnes AS, which could be integrated and communicate with the existing financial system. This will streamline the internal process and free up valuable manpower to be utilized in other parts of the company. The methodology that has been used was first practical-theoretical and preparatory work at the company. Then a theoretical part was performed through relevant literature in both book form and on the internet. There has also been a brief assessment of existing solutions in some global and domestic companies. The specification of the system has been based upon wishes from Skarpnes, communication with the app-developer firm, specifications from manufacturers of mobile devices and the financial system Visma Business, and the users who will be using the system. The process that has been utilized was based upon preparatory work, dialogue with Skarpnes and communication with the IT Company Red Rock, also practical work and testing. Next step was to start implementing and testing the system in real time, where the final step was to put together a report. The testing was undertaken with approximately 100 observations where 10% of the deliveries had discrepancies. It also mapped errors in the programming, and highlighted the technical solutions that had to be changed. The test phase was conducted within seven weeks. The financial calculations and analysis were based upon practical experience at the workplace and on the basis of sound estimates. In addition, an analysis of potential financial advantages has been calculated due to the new system. The solution to the task was a communication system with a web interface with bidirectional communications. One communication link is directly in contact with the financial system Visma Business. The Web interface also communicates in the opposite direction, towards a mobile application used by the drivers of Skarpnes. The vital feedback is submitted from the “app” immediately after completion of the delivery. The mobile application uses cellular or Wi-Fi communication, where the order information is first uploaded through the web interface from Visma Business. Feedback is then sent back from the driver via the mobile application as soon as delivery is completed. The Invoicing Manager will make the necessary corrections based upon information directly from the web interface. There will also be an automated status indication of the orders in the financial system Visma Business. The status indicates if the order is ready for invoicing, or if the invoice needs corrections. The driver has the additional option to include documentation, either in the form of pictures taken at the point of delivery, or customer signature to confirm and accept delivery. Both are stored at web-interface as delivery documentation. The programming was executed by the IT Company Red Rock. The estimated total cost to develop and implement the system was NOK 390 000, or NOK 39 000 per driver, according to the current financial situation. By introducing the new system, with basis of the calculations done in Chapter 11., Skarpnes potentially eliminates an annual loss of interest of NOK 173 077, or avoids an overdraft interest rate of NOK 403 846, due to a different financial situation and worse liquidity. Skarpnes will also free up 25% of the Invoicing Manager’s workload which results in savings of NOK 192 500 in labor costs annually. The payback time, or return of investment for the new system will be approximately 13 months. It is recommended to further develop the system in terms of usability, design, functionality and improved security. In addition, it is recommended to make thorough calculations and financial analysis to identify other potential as well as having the opportunity to utilize exact, measurable values for improvements. The next steps regarding development of the system should be new features that will modernize and streamline several other aspects related to logistics system, which can be implemented and integrated into the developed system. One task should be an automatic calculation of the transport-invoice for the drivers.