Kartlegging av avhengigheter i en virksomhet : en analytisk "nedenfra og opp" tilnærming til organisering

Abstract

Ledere gjør endringer og justeringer i organiseringen for å effektivisere virksomheten. Tar ledere hensyn til hvordan ansatte samhandler i virksomhetens arbeidsprosesser? En effektiviseringsmulighet kan være å implementere en organisering som tilrettelegger for informasjonsutveksling mellom ansatte.

Denne avhandlingen handler om organisering av virksomheter, og tar i hovedsak utgangspunkt i informasjonsprosesseringsperspektivet, samt teori om avhengigheter. For å utføre sine arbeidsoppgaver må ansatte utveksle informasjon med medarbeidere, både innad og på tvers av virksomhetens avdelinger. Dette skaper avhengigheter mellom de ansatte. Ved å tilpasse virksomhetens organisering til ansattes avhengigheter i arbeidsprosessene, forventes det at kostnadene forbundet med informasjonsdeling og koordinering kan reduseres. Dette kan gjøres ved å gruppere ansatte som har avhengigheter med hverandre sammen i egne avdelinger, samt separere ansatte som ikke har avhengigheter med hverandre i separate avdelinger. En utfordring er at ledere må ha kjennskap til de ansattes avhengigheter for å kunne lage slike grupperinger. Dette er sjeldent godt dokumentert i virksomheter.

Formålet med denne avhandlingen er derfor å belyse hvordan en «nedenfra og opp» kartlegging av avhengigheter mellom roller i en organisasjon, kan bidra til økt informasjonsgrunnlag når ledere skal vurdere organiseringen. Dataene som er samlet inn i denne casestudien kommer fra intervjuer, en spørreundersøkelse, samt telefonmøter gjennomført i samarbeid med Leasaplan Norge AS. Programvaren Reconfig ble brukt for å lage optimaliserte grupperingerforslag basert på de kartlagte avhengighetene.

Avhandlingen viser at Leaseplan kan ha utfordringer med organiseringen, siden den ikke er så kostnadseffektiv som den teoretisk sett kunne vært. Denne koordineringskostnaden kan reduseres ved å omgruppere enkelte ansatte. Likevel er det viktig at lederne vurderer grupperingene, siden det er begrensninger for hvilke ansatte som kan grupperes sammen. Optimaliserte grupperingsforslag kan i den forbindelse brukes til å sammenlikne og kvalitetssikre nåværende organisering. Kartleggingen kan også brukes til å belyse utfordringer med prioriteringer av arbeidsoppgaver og antatte funksjonelle konflikter. Avhandlingen kan bekrefte at ledere ikke har fullstendig oversikt over ansattes avhengigheter.

Managers makes changes and adjust the organization design in order to make their business more efficient. However, do managers take into consideration how employees interact when it comes to the work processes? A possibility for increased efficiency could be to design an organization that facilitates employees’ exchange of information. This thesis is about organization design and uses the information processing perspective as a starting point, in addition to theories regarding interdependencies. Employees must exchange information with each other, both within each sub-unit and across sub-units, in order to complete their tasks. This creates interdependencies between employees. By aligning formal boundaries with work process interdependencies, it can be expected that the costs associated with sharing of information and coordination can be reduced. This can be done by grouping interdependent employees into sub-units, in addition to separating independent employees into other sub-units. One of the challenges involved in this process is that managers need to have knowledge of their employees’ interdependencies to be able to create such groupings. This is rarely well documented. Therefore, the purpose of this thesis is to shed light on how a mapping of interdependencies between different roles within a business from a “bottom-up” approach can contribute to an increased foundation of information, from which managers can draw, when they assess their organization design. The data collected in this case study comes from interviews, a questionnaire, in addition to phone meetings with Leaseplan Norge AS. The software Reconfig was used to suggest optimized groupings of employees based on the mapped interdependencies. This thesis shows that Leaseplan may have challenges with their organization design since it is not as cost efficient as it could be in theory. This coordination cost may be reduced by regrouping employees. Still, it is imperative that leaders assess these groupings since there are contingencies as to which employees can be grouped together. Optimized groupings of employees, suggested by Reconfig, can in this regard be used to compare and to assure the quality of the current organization design. This mapping may also be used to shed light on challenges concerning prioritization between tasks and assumed functional conflicts. This thesis can confirm that managers do not have complete overview of their employees’ interdependencies in work processes.