Informasjonsdeling og koordinering i forsyningskjeden : en kartlegging og analyse av Nille

Abstract

I denne masteroppgaven har vi kartlagt Nille AS for å forstå hvordan forsyningskjeden er organisert og hvordan sentrale prosesser for logistikken foregår. Målet for studien er å forstå hvordan informasjonsdeling og koordinering fungerer i Nilles forsyningskjede. Med bakgrunn i dette ser vi på konsekvensene av dagens praksis og på mulige forbedringsområder. Nille er et veletablert norsk selskap med lang erfaring i bransjen. Selskapet har vært igjennom flere eierskifter de siste 15 årene, som har ført til endringer av strategier. Dette i kombinasjon med hard konkurranse i markedet har gjort at de i nyere tid har kjempet mot konkurs. Nilles mål i gjenreisningen av selskapet er at de skal være ledende i bransjen med produkter til hverdag og fest, hvor sesong- og kampanjevarer er sentralt. Flere faktorer gjør at det stilles høye krav til god planlegging og informasjonsdeling i forsyningskjeden. Det sterke sesongpreget og kompleksiteten i varesortimentet til Nille medfører høye krav til deres omstillingsevne. Produksjonen av varer i Asia bidrar til lang ledetid. Med et sterkt kostnadsfokus, ved at de benytter effisiente transportmetoder og leverandører, er god planlegging avgjørende for å ha varene tilgjengelig til ønsket tid. For at hvert ledd i forsyningskjeden skal ta gjennomtenkte og gode beslutninger som maksimerer profitten til hele forsyningskjeden, kreves det tilrettelagt informasjonsdeling og god koordinering. Flere systemer, felles dokumenter, målinger og møtevirksomheter skal tilrettelegge for at riktig informasjon er tilgjengelig for beslutningstaker. Gjennom en samlet vurdering ser vi at Nille bærer preg av at det ikke har vært særlig fokus på interne prosesser i forbindelse med endringene i selskapet. Det har ført til manglende informasjonsdeling og svekket koordinering. Manglende informasjonsdeling har påvirket blant annet datagrunnlaget for prognosene og vareforsyningsavdelingen. Dette øker sjansen for over- og underlagring, samtidig som det gir utslag i servicegradene i butikk og på lager. Et mer bevisst forhold til etterspørselsusikkerhet, over- og underlagringskostnader, og deres påvirkning på optimalt ordrekvantum og produkttilgjengelighet vil bidra til å øke profitten. Ved å innføre prestasjonsmål som måler produkttilgjengelighet, kundeverdi og ansattes oppfattelse av butikkdriften vil Nille få indikasjoner på prestasjonene i logistikkeffektivitet og servicekvalitet. Et økt internt fokus gjennom å innføre rutiner og standarder som alle må følge, samt opprettelse av et koordineringsteam vil bedre informasjonsflyten. Dette vil gi bedre tilgang til mer presis data. En kartlegging av hver enkelt butikks utforming vil gi nødvendig informasjon til vareforsyningsavdelingen for å sikre optimal vareforsyning. Ved å bruke rullerende budsjettering som et supplement til den tradisjonelle budsjetteringen vil Nille kunne tilpasse seg det sykliske markedet de opererer. Dette vil kunne bidra til at selskapet treffer bedre med sine prognoser. Oppgavens forbedringsforslag vil bedre Nilles informasjonsdeling og koordinering samt gi et mer presist datagrunnlag.

In this master thesis we have analyzed Nille AS to understand how their supply chain is organized and how central processes for the companys logistic procedures are functioning. Our goal is to understand how sharing of information and coordination works in their supply chain. We will look at consequences of their practice and possible improvements. Nille is a well-established Norwegian company and have been operating in the industry for a long time. The company has changed ownerships several times the last 15 years, which has led to changes in company strategies. The changes in the company and increased competition in the market has led to a struggle against bankruptcy in the recent years. Their goal in the reconstruction and development of the company is to become the leading business in the industry with their everyday products and party items, where seasonal and campaign products are central. Several factors are required to achieve good planning and increase the sharing of information in the supply chain. Their adaptability is affected by the strong seasonal character and complexity of Nilles product assortment. Further, the production of goods in Asia leads to a long lead time. With a high focus on cost efficiency, by using efficient transport methods and suppliers, good planning is crucial to get the right products to the right time. Information sharing and coordination need to be facilitated in the supply chain in order to maximize the supply chains profit. Each step of the supply chain must take reasoned and correct decisions. To make sure the correct information is available to the decision makers the company has several documents and systems, performance indicators and meeting activities. Through our assessment, we have developed an understanding that there has not been a significant focus on the internal processes, even though the company has been through a lot of changes in the last 15 years. This has led to a lack of information sharing and impaired coordination. Lack of information sharing has affected, among other things, the data for the forecasts and the planning of demand. This affects and increases the chances of increased cost of over- and understocking. At the same time, it affects the service levels in stores and in the warehouse. More awareness of demand uncertainty, cost of over- and understocking and their impact on the optimal order quantity and optimal level of product availability will help increase their profits. By introducing key performance indicators that measures the product availability, customer value and the employees experience of the store operations, Nille will get essential feedback on their performance in service quality and logistics efficiency. Nille should increase their internal focus by introducing routines and standards complied by everyone in the company. By doing so and establishing a coordination team Nille will improve the information sharing and get better access to more precise data. A mapping of each store will provide necessary information to the demand planning department to ensure optimal supply of goods. By using rolling budgeting as a supplement to the traditional budgeting Nille will be able to adapt to their cyclical market. This could help the company make better forecasts and reduce their deviations. The suggestions of improvements in the thesis will improve the sharing of information and coordination in the supply chain and provide more precise data.